Gestion électronique des documents

Le nombre de documents physiques et électroniques ne cesse de croître dans les bureaux, complexifiant les processus dans lesquels ils interviennent. Les exigences en termes d'accès et de partage de ces données augmentent en conséquence. Cette évolution demande plus de réactivité des systèmes informatiques dans le but d'optimiser l'efficience des administrations publiques et la qualité de service fournie aux citoyens. En effet, un traitement électronique optimisé peut considérablement accélérer nombre de processus de traitement ou décisionnels.

Les Municipalités de Pully et de Belmont-sur-Lausanne, conscientes de ces enjeux, ont décidé de lancer en commun une étude pour la mise en place d'une gestion de contenu d'entreprise (en anglais Entreprise Content Management : ECM), plus communément appelée gestion électronique des documents (GED). Il s'agit d'un ensemble d’outils et de processus permettant d’optimiser l’organisation, la gestion et l’exploitation des documents, qu'ils aient été créés électroniquement ou numérisés à l'aide d'un scanner. Elle est notamment composée des étapes suivantes :

  • création, acquisition du document ;
  • identification à l'aide de métadonnées (propriétés spécifiques permettant de classer puis de rechercher le document dans l'arborescence) ;
  • stockage puis archivage ou élimination.

Les bénéfices d'un tel projet sont notamment :

  • la réduction de la circulation des dossiers physiques entre les services pour améliorer leur efficacité, réduire les délais de traitement et favoriser la cyberadministration ;
  • le respect du cadre légal imposé par la loi sur la protection de données et la loi sur l'information ;
  • l'implication de la responsabilité de chaque collaborateur dans tout le cycle de vie des documents en veillant à respecter les recommandations cantonales en matière d'archivage ;
  • le partage facilité de documents électroniques au sein de l'organisation ainsi qu'avec les différents prestataires externes.

Notre stratégie d’implémentation comprend les phases suivantes :

  • Acquisition d'un logiciel de GED ;
  • Basculement progressif de tous les fichiers électroniques dans le logiciel ;
  • Automatisation de processus internes tels que l'archivage et l'élimination de documents ;
  • Numérisation et traitement électronique de processus tels que les autorisations de construire.

Aujourd'hui, la phase de basculement des fichiers électroniques est en cours et sera terminée d’ici la fin du 1er semestre 2022. Environ 750'000 fichiers ont été importés sur un total estimé à 1'750'000 pour les deux administrations.

 

Numérisation du processus des autorisations de construire

Ce projet a été découpé en trois phases :

  • analyse et optimisation des processus existants ;
  • conception des processus dans l’outil de GED et mise en production ;
  • numérisation des archives physiques.

Au cours de la première phase, un focus particulier a été apporté sur les points suivants :

  • gain de temps dans le traitement des différentes étapes du processus ;
  • amélioration de la visibilité et de l’accessibilité des dossiers aussi bien à l’interne qu’à l’externe ;
  • communication exploitant les ressources numériques à disposition comme le site internet ou le guichet cartographique de la Ville, notamment pour diffuser les dossiers lors des enquêtes publiques ;
  • archivage systématique des dossiers de manière à garantir une conservation à long terme qui respecte les normes de ce domaine.

La seconde étape a consisté aux développements informatiques sur notre logiciel de GED pour aboutir à un outil le plus adapté possible à ce processus. Cette étape est aujourd’hui en cours de finalisation et nous devrions pouvoir travailler dans le nouvel environnement d’ici la fin de l’année 2021.

Enfin, la troisième et dernière étape visera à faciliter l’accès à tous les dossiers y compris les plus anciens, datant de l’ère pré- informatique. Ainsi, une fois les archives physiques numérisées, notre GED offrira un point d’accès unique pour tous les dossiers liés aux autorisations de construire. Ce qui nous permettra de fournir une réponse rapide, efficace et moderne aux demandes de consultations internes ou externes. Cette étape est également en cours de réalisation. Plus de 7'000 dossiers et 100'000 documents sont aujourd’hui inventoriés, numérisés et accessibles. Ce travail devrait se terminer d’ici 2024.