Gestion électronique des documents

Le nombre de documents physiques et électroniques ne cesse de croître dans les bureaux, complexifiant les processus dans lesquels ils interviennent. Les exigences en termes d'accès et de partage de ces données augmentent en conséquence. Cette évolution demande plus de réactivité des systèmes informatiques dans le but d'optimiser l'efficience des administrations publiques et la qualité de service fournie aux citoyens. En effet, un traitement électronique optimisé peut considérablement accélérer nombre de processus de traitement ou décisionnels.

Les Municipalités de Pully et de Belmont-sur-Lausanne, conscientes de ces enjeux, ont décidé de lancer en commun une étude pour la mise en place d'une gestion de contenu d'entreprise (en anglais Entreprise Content Management : ECM), plus communément appelée gestion électronique des documents (GED). Il s'agit d'un ensemble d’outils et de processus permettant d’optimiser l’organisation, la gestion et l’exploitation des documents, qu'ils aient été créés électroniquement ou numérisés à l'aide d'un scanner. Elle est notamment composée des étapes suivantes :

  • création, acquisition du document ;
  • identification à l'aide de métadonnées (propriétés spécifiques permettant de classer puis de rechercher le document dans l'arborescence) ;
  • stockage puis archivage ou élimination.

Les bénéfices d'un tel projet sont notamment :

  • la réduction de la circulation des dossiers physiques entre les services pour améliorer leur efficacité, réduire les délais de traitement et favoriser la cyberadministration ;
  • le respect du cadre légal imposé par la loi sur la protection de données et la loi sur l'information ;
  • l'implication de la responsabilité de chaque collaborateur dans tout le cycle de vie des documents en veillant à respecter les recommandations cantonales en matière d'archivage ;
  • le partage facilité de documents électroniques au sein de l'organisation ainsi qu'avec les différents prestataires externes.

Notre stratégie d’implémentation comprend les phases suivantes :

  • Acquisition d'un logiciel de GED ;
  • Basculement progressif de tous les fichiers électroniques dans le logiciel ;
  • Automatisation de processus internes tels que l'archivage et l'élimination de documents ;
  • Numérisation et traitement électronique de processus tels que les naturalisations ou les autorisations de construire.

Aujourd'hui, la phase de basculement des fichiers électroniques est en cours. Environ 250'000 fichiers ont été importés sur un total estimé à 1'750'000 pour les deux administrations.