E-séances

Un outil collaboratif

Dans l’administration pulliérane, on utilise actuellement pour la gestion des procès-verbaux de la Municipalité un logiciel mis en place en 2006.  Utile notamment pour le suivi des décisions (pour exécution, pour information, etc), il permet par exemple de construire une séance de manière collaborative, comme un document de travail partagé. Il peut aussi, idéalement utilisé, réduire considérablement le papier. Cette solution a malheureusement vieilli et n’offre pas la souplesse, la sécurité et le confort d’utilisation des outils actuels. La tendance à travailler loin du bureau n’a fait qu’accentuer ses lacunes. Une nouvelle solution a donc été recherchée par le Service de l’informatique de la Ville.

Artionet, basée dans le Jura, est une jeune société spécialisée dans les technologies Web qui a développé un outil spécifique pour le canton du Jura. Plusieurs échanges ont eu lieu avec ce prestataire au début 2017 afin d’évaluer les possibilités de collaboration. Rapidement, il est apparu évident qu’une coopération entre plusieurs communes offrirait un contexte idéal pour élaborer un nouvel outil adapté. En juin 2017, la Ville de Pully a donc invité les responsables informatiques et les secrétaires municipaux de villes vaudoises comme Yverdon, Prilly, Nyon, Payerne, Lutry, Morges ou encore Lausanne afin d’exposer le projet. Avec une idée simple : mutualiser le développement d’un outil commun. Pour partager les coûts, évidemment, mais aussi standardiser les bonnes pratiques. Résultat : 9 communes ont décidé de monter à bord ! Grandson, Gland, Ste-Croix, Belmont, Renens, Yverdon, Prilly, Nyon et Pully.

Le projet est officiellement lancé en mai 2018, avec des séances d’alignement. La vision complète est prête au début 2019 et le logiciel finalisé fin juin 2019.

Outres les aspects ergonomiques et fonctionnels (lecture, prise de note et accessibilité sur tablettes et autres plateformes actuelles), une attention particulière a été apportée à la sécurité : streaming des contenus, double authentification (quand utilisé depuis l’extérieur), données cryptées.

Afin de rendre la solution vivante et de garantir son évolution, une plateforme d’échange sera mise en place, qui permettra à chaque client de proposer et de partager des idées d’améliorations. Elles seront ensuite évaluées par un comité composé de différentes communes clientes qui décidera lesquelles seront prises en compte dans les nouvelles versions.