Numérisation du processus des autorisations de construire

Le nombre de documents physiques et électroniques à traiter ne cesse de croître, complexifiant les processus auxquels ils se rapportent. Les exigences en termes d'accès, de classement et de partage de l’ensemble de ces informations augmentent en conséquence. Un traitement électronique optimisé permet d’accélérer considérablement les processus et le traitement des dossiers, améliorant ainsi l'efficience de notre administration et la qualité des services fournis aux citoyens.

Consciente de ces enjeux, la Municipalité de Pully a décidé de numériser son processus des autorisations de construire. Les bénéfices de ce projet sont notamment :

• une consultation plus aisée des demandes de travaux soumises à l’enquête publique ;
• une meilleure visibilité du processus de traitement au sein de l’administration ;
• la réduction de la circulation des dossiers physiques au sein de l’administration, réduisant ainsi les délais de traitement.

Ce projet a été découpé en trois phases :

• analyse et optimisation des processus existants ;
• conception des processus dans l’outil de gestion électronique des documents (GED) ;
• numérisation des archives physiques.

Au cours de la première phase, un focus particulier a été apporté sur les points suivants :

• gain de temps dans le traitement des différentes étapes du processus ;
• amélioration de la visibilité et de l’accessibilité des dossiers aussi bien à l’interne qu’à l’externe ;
• communication exploitant les ressources numériques à disposition comme le site internet ou le guichet cartographique de la Ville, notamment pour diffuser les dossiers lors des enquêtes publiques ;
• archivage systématique des dossiers de manière à garantir une conservation à long terme qui respecte les normes de ce domaine.

La seconde étape a consisté aux développements informatiques sur le logiciel de GED pour aboutir à un outil le plus adapté possible à ce processus. Elle a notamment permis de rendre tous les dossiers soumis à l’enquête publique accessibles directement en ligne.

Enfin, la troisième et dernière étape vise à faciliter l’accès à tous les dossiers y compris les plus anciens, datant de l’ère pré-informatique. Ainsi, une fois les archives physiques numérisées, la GED offrira un point d’accès unique pour tous les dossiers liés aux autorisations de construire. Ce qui permettra de fournir une réponse rapide, efficace et moderne aux demandes de consultations internes ou externes. Cette étape est en cours de réalisation. Plus de 7'000 dossiers et 100'000 documents sont aujourd’hui inventoriés, numérisés et accessibles. Ce travail devrait se terminer d’ici 2024.